Dijitalleşmeyle beraber işçi işveren arasındaki iş ilişkisinde ücret bordrosu ve diğer belgelerin elektronik ortamda tutulması, bu belgelerin KEP sistemi üzerinden işçilere gönderilerek imzalanmasının sağlanması mümkün hale gelmiştir. KEP sisteminin işçi-işveren ilişkisinde uygulanmaya başlanmasıyla çok ciddi bir emek, zaman ve malzeme israfının önüne geçilebilecekse de ücret bordosu vb. belgelerin gönderimi ve imzalanması sürecinde KEP sisteminin kullanılmasının, işçi-işveren arasında doğabilecek hukuki ihtilafların çözümünde delil teşkil edip etmeyeceği hususu tartışmalıdır. Bu nedenle bu yazımızda işçilere ücret bordosu vb. belgelerin gönderimi ve imzalanması sürecinde KEP sistemi kullanımı konusu hukuki boyutuyla beraber ele alınacaktır.

Yasal mevzuat uyarınca[1] işveren, işçiye yaptığı ödemelerde ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterildiği bir ücret hesap pusulası/ücret tediye bordrosu/ücret bordrosunu işçiye vermek/tebliğ etmek yükümlülüğü altındadır.

Yargıtay’ın güncel ve yerleşik ihtiyaçlarında, işçinin imzasını taşıyan ücret bordrolarının sahteliği ispat edilinceye kadar kesin delil niteliğinde olduğu ve imzalı ücret bordrolarında yer alan kayıtların aksinin ancak ve ancak yazılı bir delille ispat edilebileceği kabul edilmektedir. [2]

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına dair hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli olarak tanımlanmakta olup e postadan farklı olarak elektronik belgelerin saklanması, güvenli iletişim, iletinin alıcıya  ulaşıp  ulaşmadığının ve  ne  zaman  ulaştığının görülebilmesi gibi avantajlar sunan bir sistemdir. Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik[3] ile Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi İle İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ’de[4], KEP sistemi üzerinden gönderimi sağlanan iletilerin alıcıya ne zaman iletildiği, gönderilen ileti ve eklerinin kesin olarak tespitinin sağlanması gibi hususlara ilişkin usul ve esaslar düzenlenmiştir.

İş Kanunu’nun 109. maddesinde işçilere yapılacak bildirimlerin yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması gerektiği düzenlenmiştir. Ancak ücret bordoları, yıllık izin formları, fesih ihtarları, savunma istemleri vb. belgelerin işçilere KEP sistemi üzerinden imza karşılığında gönderiminin yapılıp yapılamayacağına ilişkin olarak yasal mevzuatta herhangi bir düzenleme bulunmamaktadır. Elektronik İmza Kanunu’nun 5. maddesinin 1. fıkrası uyarınca güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurmakta; Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 199. maddesi uyarınca elektronik ortamdaki veriler ve bunlara benzer bilgi taşıyıcılar “belge” vasfında kabul edilmekte ve Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 205. maddesinin 2. fıkrası uyarınca usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler, senet hükmünde değerlendirilmektedir. Dolayısıyla elektronik ortamda, güvenli elektronik imza ile oluşturulmuş veriler kesin delil niteliğini haiz olup bu verilerin aksinin ispatı ancak ve ancak başka bir yazılı delil ile mümkün olacaktır.

Bu doğrultuda ücret bordrosunun KEP sistemi üzerinden işçiye gönderilmesi ve işçi tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanmasını engelleyen herhangi bir hüküm bulunmamaktadır. Ancak güncel mevzuata göre işçilerin KEP adresi kullanma zorunluluğu bulunmadığından iş yerlerinde bu uygulamanın yürütülmesi ve ispat noktasında sorumluluk işverene ait olacaktır.[5]

İşçilerin KEP adresi kullanma zorunluluğu bulunmasa da işverenin, yönetim yetkisi kapsamında KEP kullanımına ilişkin olarak işçilere birtakım mecburiyetler getirme hakkına sahip olup olmadığı tartışmalı olmakla beraber, her halükârda ücret bordrolarının (yıllık izin formları, özlük dosyası, ihtarlar, savunma istem yazıları vs. dahil olmak üzere) işçilere KEP üzerinden gönderimi için işçilerin yazılı kabul beyanlarının alınması gerektiği aşikardır.

İşçilere KEP adresi kullanım zorunluluğu getirilmesinin işverenin yönetim yetkisi sınırlarını aştığının kabul edilmesi halinde işçi tarafından verilecek yazılı kabul beyanının işçinin serbest iradesi ve rızası dahilinde, işverence herhangi bir baskı ve zorlamaya maruz kalınmadan verilmesi şart olup KEP kullanımını kabul etmeyen işçinin iş akdinin sırf bu sebeple feshedilmesi haksız fesih olarak değerlendirilecektir. Öte yandan KEP adresi kullanım zorunluluğu getirilmesinin işverenin yönetim yetkisi kapsamında olduğu kabul edilse dahi KEP kullanım zorunluluğu, işçinin çalışma koşullarını ağırlaştırıcı boyutta esaslı değişiklik teşkil ediyorsa (örneğin işçinin internete erişimi, okuma-yazması, bilgisayarı ve/veya akıllı telefonu yoksa ve işverence işçiye bu imkânlar sağlanmıyorsa) yine işçinin serbest iradesi ve rızası dahilinde KEP kullanım zorunluluğuna dair yazılı kabul beyanının alınması gerekecektir.

Ücret bordolarının KEP üzerinden gönderimi ve imzalanması noktasında serbest iradesi ve rızası dahilinde işçiden alınan yazılı kabul beyanı bulunsa dahi bordoların KEP üzerinden gönderimi ve imzalanması yönündeki iş yeri uygulamasının hukuken geçerli kabul edilebilmesi için aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi[6] gerekmektedir:

·       Yeni işe alımlarda iş sözleşmesine KEP kullanımına rıza gösterildiğine ilişkin bir hükmün eklenmesi

·       Mevcut iş sözleşmesi devam eden işçilerden KEP kullanımına rıza gösterildiğine ilişkin yazılı kabul beyanlarının alınarak özlük dosyasına eklenmesi

·       Ücret bordrolarının işçi tarafından ihtirazı kayıt konularak imzalanmasına imkân tanıyan KEP hizmet sağlayıcılarının kullanılması

·       İşçiye  ücret  hesap  pusulası  /  bordrosunun  KEP  adresi  aracılığıyla  gönderileceği,  yapılan  bildirimlerin  kaç  gün  içinde  okunması  gerektiği,  ücret  bordrolarına  ve  yapılacak  diğer  belgelere/bildirimlere kaç gün içinde itiraz edilmesi gerektiği, ücret bordrolarının ve diğer belge/bildirimlerin nasıl imzalanacağı, ihtirazı kayıt konularak imzalamak istediklerinde ihtirazı kaydı nasıl koyacakları, KEP sisteminin nasıl kullanılacağı, kaç gün içinde itiraz edilmezse bordronun ve diğer belge/ bildirimlerin işçi tarafından kabul e-dilmiş sayılacağının açıkça yazılması ve konuda çalışanların bilgilendirilmesi,

·       KVKK hükümlerine göre gerekli tedbirlerin alınması

·       Elektronik ortam araçlarının sisteme etkin katılmaya elverişli olması ve eksiklik halinde gerekli araç ve imkânların işveren tarafından sağlanması

·       Masrafı işverene ait olacak şekilde tüm işçilerin KEP sistemine kayıtlarının yapılması, elektronik imza/mobil imza almalarının sağlanması

·       Yapılan işlemlerin işçi tarafından yapıldığına, gönderilerin işçi tarafından görüldüğü ve bilgi sahibi olunduğuna kuşku bırakmayacak tüm önlemlerin alınması (gerekirse işçinin sadece kendisinin belirleyip değiştirebileceği şifre vs.)

·       Gönderilen bordo ve diğer belgelerde değişiklik yapılmasının engellenmesi ve veya bu değişikliğin kim tarafından ve ne zaman yapıldığının tespitinin mümkün olması için gereken tedbirlerin alınması

·       KEP kullanımı, gönderilen belgelerin elektronik ortamda imzalanması, ihtirazı kayıt konulması işlemleri hakkında işçilere gereken eğitimlerin verilmesi ve bu eğitimlerin verildiğinin belgelenmesi

·       Gerek duyulduğunda birtakım önemli belgelerin belirlenen zamanlarda işçi tarafından çıkarılarak ıslak imza ile imzalanmak suretiyle işverene tesliminin ve bunların işverence de muhafazasının sağlanması

Neticeten belirli şartları sağlamak kaydıyla işveren tarafından işçiye yapılacak her türlü bildirimin, uyarıların, ikazların, savunma taleplerinin ve fesih bildirimlerinin KEP sistemi üzerinden işçiye tebliği ile ücret ödeme bordrosunun işçi tarafından kabul edildiğinin, onaylandığının, elektronik ortamda gerçekleştirilmesi ve bunun delil olarak ispatı konusunda mevzuatta aksi bir düzenleme bulunmamakla beraber bu konuya şu aşamada ihtiyatla yaklaşılması gerekmektedir. Zira İşçilere gönderilecek belgelerin KEP sistemi aracılığıyla gönderilmesi ve gönderilen belgenin işçi tarafından elektronik imza/mobil imza ile imzalanması uygulaması yeni bir uygulama olup, bu konuya ilişkin verilmiş güncel içtihatlara rastlanamamaktadır.

Saygılarımızla,

Hazırlayan: Av. Mihriban Alak

Taşkın & Şimşek AO

——————————–

*İşbu çalışma içerisinde yer alan değerlendirmeler hukuki tavsiye niteliği taşımamaktadır. Ayrıca zaman içesinde mevzuatta olabilecek değişiklikler nedeniyle güncel durumu yansıtmayabilecektir.  Bu sebeple paylaşılan değerlendirmelerden ötürü Taşkın & Şimşek Avukatlık Ofisi sorumluluk kabul etmez. Paylaşıma konu çalışma kapsamındaki soru ve sorunlarınız bakımından hukuki danışman görüşü alınması tavsiye olunur.